Come funziona la gestione dei documenti nell’Amministrazione Pubblica

È risaputo che lo sviluppo della tecnologia ha inciso profondamente sull’organizzazione delle aziende, anzi, è certamente possibile affermare che il mancato adeguamento alla innovazione determina uno svantaggio notevole. Ovviamente il processo di evoluzione non poteva non interessare anche l’amministrazione pubblica, il motore pulsante dell’intero Paese. Anche la PA infatti è tenuta a confrontarsi con la cosiddetta digitalizzazione dei documenti e con la gestione informatica degli stessi. Tutto ciò è fondamentale per garantire la cosiddetta efficienza della Pubblica Amministrazione che, proprio grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici, riesce a liberare energie lavorative e risorse fondamentali (si pensi a quelle logistiche) per destinarle ad altre finalità. 

Cos’è la gestione documentale informatica 

Come sopra accennato, anche la pubblica amministrazione ha necessità di gestione documentale informatica dei documenti digitalizzati. Tuttavia, per capire a pieno il perché, è fondamentale capire cos’è la gestione documentale informatica. Quando si parla di gestione documentale si fa riferimento a quell’insieme di attività e di processi che, grazie all’utilizzo di supporti tecnologici, garantiscono l’accessibilità, l’autenticità nonché la possibilità di utilizzo dei fascicoli e dei documenti informatici. Più precisamente, tale gestione si basa su particolari software e piattaforme cosiddette “opensource” che, mediante l’uso di speciali algoritmi, permettono di gestire nel miglior modo possibile i propri dati. È piuttosto intuitivo che tale modalità di gestione permette non solo di velocizzare il lavoro ma anche di snellire molte procedure burocratiche o amministrative, nonché di garantire una maggiore trasparenza nella conservazione della documentazione. Insomma, la gestione documentale rappresenta una vera e propria soluzione per velocizzare la complessa e macchinosa macchina amministrativa che guida il Paese. 

Perché conviene adottare la gestione elettronica dei propri dati

La conservazione dei dati rappresenta sicuramente un aspetto fondamentale per tutte le organizzazioni, pubbliche o private che siano. Tutti i documenti infatti devono essere conservati e gestiti in modo da poterne garantire la futura consultazione ed utilizzo nel tempo. La gestione documentale quindi rappresenta una vera e propria esigenza che permette, a patto che sia eseguita correttamente, di agevolare determinati tipi di lavori che presuppongono l’uso o la consultazione di determinati documenti. 

La digitalizzazione dei documenti 

Per poter gestire i documenti in modo digitale è necessario effettuare la cosiddetta dematerializzazione degli stessi, ovvero tradurli in linguaggio informatico in modo da poterli gestire mediante pc. In parole povere, la digitalizzazione dei documenti consiste nella traduzione del documento cartaceo in documento digitale. Per poter effettuare questa operazione correttamente è necessario porre in essere alcune attività: la protocollazione, ovvero certificare la provenienza del documento e la data di acquisizione dello stesso, in questo modo infatti è possibile garantire, la provenienza, l’integrità dello stesso e la possibilità di consultarlo solo a coloro che ne hanno il diritto; successivamente occorre effettuare la classificazione e la fascicolazione, ovvero associare ogni documento con un altro in modo da creare una classificazione degli stessi; Infine occorre apporre la firma digitale (o qualificata) in modo da garantire l’autenticità del documento. Una volta concluso l’iter, l’Amministrazione Pubblica è tenuta a conservare i dati secondo i dettami dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale. 

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